Os pagamentos de ajuda de custo e reembolsos de viagem são frequentes na maioria das empresas.
Em muitos segmentos é comum que colaboradores necessitem viajar ou se deslocar em atividades externas para a realização de serviços, como:
- reuniões de vendas,
- prestação de consultoria e assistência técnica,
- participação em eventos (feiras, treinamentos, congressos, etc).
Essas operações possuem custos, pois, além das despesas que envolvem o deslocamento, a empresa precisa assumir outras contas como, por exemplo: alimentação, estadia e gastos que possam ocorrer durante a saída do colaborador.
O desenvolvimento de uma política a esse respeito facilita o andamento e controle, já que não são poucos os casos que envolvem reclamações trabalhistas, onde situações envolvendo esse assunto estão presentes nos processos.
Neste post, apresentaremos dicas interessantes para o pagamento de ajuda de custo e reembolso de viagens. Continue lendo e saiba mais a respeito!
Os desafios do controle de ajuda de custo de deslocamento
Um dos grandes problemas enfrentados com relação à ajuda de custo e reembolsos de viagem diz respeito ao que deve ou não ser pago pela empresa.
Controlar essas contas, em muitos casos, gera atritos, pois o viajante sente-se injustiçado quando alguma conta é negada e não reembolsada ou a empresa percebe que exageros foram cometidos nas despesas realizadas.
Atendendo a legislação, é fundamental a definição das regras, apontando direitos e deveres dos colaboradores que precisam realizar deslocamentos, viagens e aqueles que recebem alguma ajuda de custo.
Essa ação evita desentendimentos, insatisfação e desmotivação com relação ao assunto e torna os processos mais transparentes e justos.
Como fazer a gestão de despesas com eficiência?
Uma das maneiras encontradas por muitas corporações para realizar a gestão de despesas de viagens e ajuda de custos está na adoção de diárias.
A partir de cálculos realizados, onde se chega a um valor médio diário de gastos dos colaboradores em viagem, multiplicado pelo número de dias que a pessoa estará fora, um adiantamento é efetuado.
No retorno dos compromissos, o colaborador deverá preencher um formulário apresentando as compras realizadas, notas que comprovem as mesmas e total de gastos durante o tempo necessário.
O encontro de contas é realizado pelo departamento financeiro após a aprovação do relatório, quando valores podem ser devolvidos ou complementados ao viajante conforme as regras estabelecidas.
Uma maneira bastante prática e usual, que não envolve depósitos desse tipo de pagamento na conta-corrente dos usuários, está na utilização da solução TokPay.
Conte conosco!
A utilização do cartão TokPay facilita toda a operação e gestão financeira das despesas de viagem e de ajuda de custo, pois é através dele que todas as contas podem ser pagas pelos colaboradores.
Cartão pré-pago na gestão de ajuda de custo
Como já mencionado, o uso do cartão pré-pago evita que esses valores sejam depositados nas contas particulares daqueles que viajam.
Além disso, a solução TokPay possibilita:
- depósitos em tempo real,
- transferência entre cartões,
- verificação de gastos realizados de forma instantânea,
- visualização dos extratos por cartão/colaborador de forma online,
- diminuição da burocracia,
- geração da comprovação de despesas de forma automática,
- satisfação do colaborador.
Por isso, toda a política de ajuda de custo e reembolso de viagens é facilitada com o uso dessa prática.
Os processos de pagamentos e controle são realizados diretamente e através da gestão do próprio cartão, diminuindo significativamente a burocracia e facilitando os trabalhos da área financeira e contábil.
Desse modo, os colaboradores são beneficiados, porque o uso dessa aplicação facilita os pagamentos e diminui substancialmente as tarefas de prestação de contas.
Em resumo, todos os processos são facilitados a partir da adoção dessa solução.
Agora que você já sabe como simplificar o pagamento de ajuda de custo e reembolsos de viagem, acesse nosso site e conheça as soluções que a TokPay disponibiliza para facilitar as atividades financeiras do seu empreendimento!
(Imagens: divulgação)